Перейти к содержимому
aseek

01

ИИ в операционных процессах

Тот же оборот меньшим составом

Внедряем ИИ туда, где однотипная работа идёт потоком и упирается в людей: разбор входящих писем и вложений, подготовка типовых документов, снабжение, согласования, работа с обращениями.

Считаем, во что операция обходится сейчас, и фиксируем это число до начала работ. Дальше каждый месяц видно, куда оно сдвинулось.

Для компаний, где поток однотипной работы упёрся в число людей, которые её делают. Отрасль значения не имеет, объём — имеет.

Работаем на входе: почта, мессенджеры, таблицы, CRM. Переделывать учётную систему не требуется.

С вами будет разговаривать тот, кто потом будет разбирать ваш процесс руками.

02

Карта диагностики

Двенадцать участков. В работу берём один.

Диагностика идёт по всему контуру: где заявка рождается, через чьи руки проходит и где останавливается. Подсвечены участки, которыми занимаемся сейчас; из них в работу берётся тот, где цена операции выше остальных.

ЛИНИЯ 1 · СПРОС И СДЕЛКА Маркетинг и лиды Квалификация, воронка Входящая заявка Подбор и замены Предложение и счёт Согласование и договор Подписанный договор запускает вторую линию ЛИНИЯ 2 · ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ДЕНЬГИ Закупка, снабжение Остатки и ресурсы Исполнение и отгрузка Входящие документы Оплата, дебиторка Рекламации, сервис

← схема шире экрана, прокручивается вбок →

  • Участки, где работаем сейчас
  • Поле диагностики — разбираем по вашим данным

Разные операции, одна механика

Меняется то, что лежит на входе. Разбор, порог уверенности и развилка «уверенно — само, спорное — человеку» одни и те же. Ниже примеры участков, а не список клиентов: чужую работу мы не показываем.

  • Опт и дистрибуция

    Заявка приходит письмом или фотографией, уходит спецификацией и счётом

    ПоказательЧасы от заявки до счёта

  • Производство

    Входящие технические условия, чертежи и рекламации разбираются и уходят ответственному

    ПоказательДоля рекламаций, закрытых без инженера

  • Компания, которая делает продукт

    Обратная связь из почты, чатов и магазинов сводится в один список с приоритетами

    ПоказательСрок от обращения до решения о доработке

  • Агентство, проектная работа

    Брифы и отчёты клиентам собираются из данных, а не пишутся с нуля

    ПоказательЧасы на один отчёт

  • Сеть точек: общепит, розница, сервис

    Закупка, графики смен, обращения гостей

    ПоказательЦена обработки одного обращения

03

Что меняется

Сегодня и через полгода

Четыре места, где деньги уходят при том же обороте. Какое из них ваше — разбирается на диагностике по вашим данным. Полгода здесь считаются от запуска участка.

Входит как есть

  • Письмо с вложением
  • Фотография в мессенджере
  • Таблица от клиента
  • Заявка в CRM

Здесь работаем мы

Разбор текста и вложений, распознавание номенклатуры, подбор аналога, сборка спецификации и счёта.

Ваша зона

Готовый документ принимает учётная система. Доступ в неё нам не нужен, переделывать её не требуется.

  1. Сегодня

    Одна заявка переписывается руками трижды: из письма в Excel, из Excel в 1С, из 1С обратно в письмо клиенту.

    Через полгода

    Письмо с вложением разбирается само, менеджер подтверждает состав. Переносов руками не остаётся.

  2. Сегодня

    Заявка пришла фотографией в мессенджер: без номенклатуры, без артикулов, с рукописной правкой в углу.

    Через полгода

    Заявка из мессенджера попадает в общую очередь за минуту, а не в личную переписку до вечера.

  3. Сегодня

    Менеджер сорок минут подбирает аналог и звонит на склад. Склад в это время занят тем же разговором.

    Через полгода

    Аналог предлагается из справочника замен, собранного по вашей истории продаж. Менеджер подтверждает или отклоняет.

  4. Сегодня

    Часть заявок не заведена нигде: ни в CRM, ни в учёте. Живёт в переписке до самой отгрузки.

    Через полгода

    Каждая заявка заведена в день поступления. В переписке не остаётся ничего.

Тот же поток заявок проходит через меньшее число рук.

Какой участок ваш и на сколько он сдвинется — это результат диагностики. Список того, что трогать не нужно, обычно длиннее списка того, что нужно.

04

Отчёт

Одна страница, одни и те же показатели

Отчёт выходит раз в месяц с первого месяца работы участка. Через шесть вы кладёте их перед собой подряд и видите, что компания стала другой. Не по ощущению.

Значение «до» зафиксировано в договоре и не меняется. Рядом — что сделано за месяц и что дальше. Каждый месяц те же строки, тот же порядок: ничего не добавляется и не убирается.

Образец формы

Значения условные и приведены только затем, чтобы был виден вид документа. В работе строки и цифры — ваши.

Месячный отчёт · участок «Обработка заявки»

Месяц 3 из 6

Месячный отчёт по участку «Обработка заявки»: показатель, значение до начала работ, значение сейчас, цель
Показатель До Сейчас Цель
Срок от заявки до спецификации, ч 7,4 4,1 2,5
Ручных переносов на одну заявку 3 1 0
Правок в спецификации после согласования, % 18 11 6
Заявок, обработанных без участия менеджера, % 0 34 60
Цена обработки одной заявки, ₽считается на диагностике по вашим данным 1 040 690 380

Сделано за месяц

  • Разбор письма и вложения переведён в автоматический — менеджер только подтверждает
  • Заявки из мессенджера попадают в общую очередь, а не в личную переписку
  • Подбор аналогов идёт по справочнику замен, собранному из истории продаж

Что дальше

  • Согласование спецификации переносится в один документ вместо цепочки писем
  • Открытый вопрос: два склада ведут остатки по-разному, до 15-го числа нужно решение с вашей стороны

05

Механика участка

Уверенное — само, спорное — человеку

Система разбирает письмо, сверяет позиции со справочником и оценивает, насколько уверена в каждой. Уверенные уходят дальше сами, спорные ложатся на стол менеджеру — и каждое его решение возвращается в справочник, поэтому уверенных со временем становится больше.

правки человека возвращаются в справочник 01 Вход: письмо, фото, таблица, заявка в CRM 02 Извлечение позиций из файла 03 Сверка со справочником и историей продаж 04 Оценка уверенности по каждой позиции УВЕРЕННО Черновик собран, менеджер подтверждает состав и цены СОМНИТЕЛЬНО Очередь на разбор человеком: исходник, вопрос, срок ГОТОВЫЙ ДОКУМЕНТ Спецификация и счёт уходят вашему специалисту — штатный обмен, доступ в учётную систему не нужен ЖУРНАЛ РЕШЕНИЙ Что решил ИИ, что поправил человек и на каком основании

← схема шире экрана, прокручивается вбок →

Порог уверенности задаёте вы. Он ставится на диагностике и меняется по ходу: чем полнее справочник, тем меньше позиций уходит в очередь.

Спорная позиция ждёт человека. Она приходит в очередь вместе с исходной строкой клиента и вопросом, на который нужен ответ.

Журнал решений — тот самый контур. Правка человека возвращается в справочник, и на следующей такой заявке позиция собирается сама.

Пример: оптовая торговля, данные условные

Письмо как пришло — и что из него собралось

Слева входящее в том виде, в каком оно приходит: артикулы вперемешку с текстом, часть позиций названа так, как их называют у клиента на складе. Справа — черновик спецификации: позиции сведены со справочником, две вынесены на подтверждение менеджеру.

Письмо → черновик

Письмо и позиции вымышленные, приведены только затем, чтобы был виден вид документа. В работе строки и цены — ваши.

Входящее письмо

От: Курочкин А. В., «Северный трубный двор»

Тема: посчитайте на пятницу

Добрый день! Посчитайте, пожалуйста:

труба 57х3,5 ГОСТ 10704 — 120 м

отвод 90гр 57 ст20 — 14

кран шар. ду50 фланц. — 6 шт

фланец плоский ду50 ру16 — 12 шт

Если 57х3,5 нет, можно 57х4, скажите цену.

Отгрузка до пятницы, самовывоз.

Как приходит на самом деле: без артикулов, с сокращениями, где-то без единицы измерения, с допуском аналога в конце.

Собранный черновик спецификации

Позиция Кол-во Статус
Труба стальная 57×3,5ГОСТ 10704-91 120 м На подтверждениеклиент допустил аналог 57×4
Отвод 90° 57×3,5, ст20ГОСТ 17375-2001 14 На подтверждениене указана единица
Кран шаровый фланцевый Ду50 Ру16из письма: «кран шар. ду50 фланц.» 6 шт Собраносокращение раскрыто
Фланец плоский Ду50 Ру16ГОСТ 33259-2015 12 шт СобраноГОСТ по истории продаж

← таблица прокручивается вбок →

Две строки из четырёх собраны без менеджера. Две ждут одного его нажатия: допуск аналога и единица измерения — решения клиента, а не машины. Оба решения уходят в журнал и в следующий раз собираются сами.

06

Услуги

Четыре ступени, одна за другой

Каждая ступень заканчивается решением, а не переходом на следующую. Остановиться после диагностики — нормальный исход.

Диагностика по неделям

Первая ступень изнутри: с кем разговариваем, что выгружаем, что считаем и что показываем. Порядок один и тот же; при меньшем периметре вторая и третья недели идут вместе.

  1. Неделя 1

    Как есть

    Разговоры с теми, кто ведёт заявку: от коммерческого директора до менеджеров, которые делают работу руками. Отдельно садимся рядом и проходим одну живую заявку целиком — от письма до отгрузки, по тем экранам, на которых она идёт на самом деле.

    На выходе: Карта контура в том виде, как он работает, с местами, где заявка останавливается.

  2. Неделя 2

    Данные

    Берём выгрузки: заказы и спецификации, справочник номенклатуры, историю замен, журнал CRM, архив почты отдела. Насколько глубоко — зависит от вашего потока: где заявок десятки в месяц, нужен период подлиннее, где сотни, хватит короткого. Смотрим фактические данные, а не отчётные формы: сколько заявок приходит в месяц, сколько из них нестандартных, сколько правок вносится после согласования.

    На выходе: Цена одной операции, посчитанная по вашим числам, и список того, что в данных нужно привести в порядок до старта.

  3. Неделя 3

    Проверка

    Прогоняем ваши настоящие письма через разбор и смотрим, какая доля собирается уверенно, а какая уходит человеку. Каждый кандидат на автоматизацию получает три оценки: годовой эффект, сложность, что может пойти не так.

    На выходе: Доля, посчитанная на ваших письмах, а не на нашем примере.

  4. Неделя 4

    Решение

    Собираем приоритет: что первым, что вторым, чего делать не нужно. Фиксируем показатель «до» — значение, способ измерения и дату. Разбираем результат на встрече с вашей управленческой командой.

    На выходе: Решение о том, куда идёт бюджет на год, с числами, которые можно защищать перед собственником.

На руки: карта контура · расчёт цены операции с исходными выгрузками, чтобы ваш финансист мог пересчитать · лист приоритетов · протокол замера «до», тот самый, который потом стоит в первой колонке каждого месячного отчёта · требования к данным.

От вас нужно: время тех, кто ведёт заявку руками, встреча управленческой команды в конце, выгрузки из учётной системы и почты и один человек на связи, к которому можно прийти с вопросом «почему здесь так».

Лист приоритетов

Что выходит из диагностики. Оценки условные и приведены только затем, чтобы был виден вид документа.

Лист приоритетов: участок, эффект, сложность, готовность данных, решение
Участок Эффект Сложность Данные Решение
Разбор входящих заявок высокий средняя готовы первый
Согласование спецификации средний низкая готовы второй
Подбор аналогов высокий высокая нужна подготовка третий
Сверка остатков между складами низкий высокая нет не трогать

Строка «не трогать» — обычный исход, а не исключение. Диагностика заканчивается решением о бюджете, и это решение может оказаться отрицательным.

  1. 01

    Диагностика

    Разбираем процесс по шагам, считаем, во что обходится одна операция, и выбираем показатель, по которому будем мерить. На выходе — что трогать, в каком порядке и чего делать не нужно.

    от 600 000 ₽ · обычно 3–4 недели

  2. 02

    Пилот

    Один участок, один показатель, ограниченный объём. Проверяем на ваших данных, что число двигается, прежде чем менять процесс целиком.

    Срок и цена — по итогам диагностики, вместе с критерием успеха

  3. 03

    Внедрение

    Разбор писем и вложений, распознавание заявок-фотографий, подбор аналогов по истории продаж, сборка спецификации и счёта, передача готового документа в учётную систему — разворачивается на весь участок вместе с регламентом и обучением тех, кто работает с этим каждый день.

    Цена внедрения выходит из диагностики: сама диагностика обычно составляет от десятой до пятой части его бюджета

    Собираем на том, что у вас уже стоит, если процесс стандартный. Пишем отдельно, если процесс и есть ваше отличие от конкурентов. Доступ в боевую учётную систему для этого не нужен: готовый документ принимает ваш специалист штатным обменом

  4. 04

    Сопровождение

    Ассортимент меняется, регламенты обновляются, приходят новые типы обращений. Показатель под наблюдением, изменения вносятся по факту, раз в месяц — одна страница отчёта.

    от 250 000 ₽ в месяц

Вместо найма

ИИ-директор на часть времени

Специалиста такого профиля не нанять быстро и недорого, а решения по направлению принимать нужно уже сейчас. Внешняя роль в вашей управленческой команде от двух дней в месяц: держит выбранные показатели, разбирает предложения подрядчиков до подписания и говорит, что имеет смысл внедрять, а что нет.

от 400 000 ₽ в месяц

Если до диагностики рано

Рабочая сессия для управленческой команды

Полдня с вашими руководителями: где в процессе цена операции есть на самом деле, а где только кажется. Заканчивается общим пониманием и списком задач подразделений, а не внедрением.

от 200 000 ₽

07

Принципы

Как мы работаем

Каждое противоположно тому, как устроен рынок.

  1. 01

    Показатель выбран и измерен до начала работ. Если непонятно, что и как мерить, сначала выясняем это.

  2. 02

    Диагностика платная. Мы работаем на её результат, а не на продажу следующего этапа. По её итогам иногда выходит, что автоматизировать здесь нечего.

  3. 03

    Мы не живём с лицензий. Выбор между готовой платформой и собственной разработкой определяется вашим процессом, а не нашей комиссией.

  4. 04

    Работают те, с кем вы разговариваете. Проект не передаётся из рук в руки: кто вёл диагностику, тот отвечает за архитектуру решения и остаётся до конца.

  5. 05

    Решения остаются за вами. Мы говорим, что сделать. Вы это делаете. Дальше мы проверяем по чек-листу, что сделано и куда сдвинулось число. Раз в месяц вы видите одну страницу.

  6. 06

    Ваши процессы останутся вашими. Мы не выкладываем работу клиентов на сайт.

08

Данные и доступ

Что происходит с тем, что вы нам показали

  1. 01

    Соглашение о неразглашении подписывается до того, как вы покажете первый документ.

  2. 02

    Для диагностики хватает выгрузок и образцов писем. Доступ в боевые системы не запрашиваем: готовый документ принимает ваш специалист штатным обменом.

  3. 03

    Персональные данные обрабатываются по вашему поручению и только для работ по договору: состав, цель и срок записаны там же. Оператором остаётесь вы, как это и устроено в 152-ФЗ.

  4. 04

    Доступ к вашим данным есть у тех, кто работает на вашем проекте, — у тех, с кем вы разговариваете. Список именной, и вы его видите.

  5. 05

    Когда работы закончены, рабочие копии удаляются. Что остаётся у вас и что удаляется у нас — записано до старта, а не выясняется потом.

09 / Контакт

Первый разговор — про ваши процессы, не про нас.

Напишите или позвоните и опишите в двух строках, что происходит в процессе. Ответим по существу: что здесь имеет смысл делать, а что нет.

Если до диагностики рано — начните с рабочей сессии на полдня. Она ни к чему не обязывает и заканчивается вашим собственным списком, а не нашим предложением.

Telegram

Работаем удалённо, по всей России. Разговоры и рабочие сессии — по видеосвязи, в вашем часовом поясе.

Куки и данные о посещении

Сайт ставит куки и передаёт в Яндекс.Метрику данные о посещении: какие разделы открывали, откуда пришли, как двигались по странице. Персональных данных мы здесь не запрашиваем. Оставаясь на странице, вы соглашаетесь с этим.